Cómo lograr una flota más rentable, eficiente y productiva
Estrategias clave para optimizar la operación y mejorar el desempeño de tu flota de vehículos livianos de carga.
Por: Juan Ángel Alviz, Business Developer, LDT Market Colombia Región
Frecuentemente, al entrevistarnos con administradores de flotas, nos enfrentamos a comentarios como:
• “Se disparó el consumo de combustible”.
• “¡El mantenimiento de los vehículos es supremamente costoso!”.
• “¡Estamos perdiendo dinero!, qué mal negocio”.
Y vemos cómo algunos aspectos de la operación están fuera de control o, en muchos casos, ni siquiera se conocen. Entonces surge una gran pregunta:
¿Por qué la flota de vehículos, en lugar de ser una solución para la operación de la empresa, se convirtió en un problema más?
Nuestra experiencia en el mundo de los vehículos productivos nos ha llevado a una conclusión clara: gestionar efectivamente una flota de vehículos livianos de carga implica identificar variables clave para poder medirlas y controlarlas. De lo contrario, simplemente estaremos trabajando a ciegas.
Administrar una flota consiste en integrar una operación eficiente que permita reducir costos y optimizar los recursos de la compañía. Se trata de adoptar un enfoque estratégico que genere ventajas competitivas.
¿Qué debemos tener en cuenta para administrar efectivamente una flota de vehículos livianos de carga?
La flota de vehículos livianos de carga es una parte vital para cualquier compañía que dependa del transporte para operar. Sin embargo, en muchas organizaciones no es claro el objetivo de la gestión de flotas: reducir costos, mejorar la seguridad o aumentar la eficiencia. Tampoco existe claridad sobre las rutas más eficientes ni sobre la cantidad y tipología de vehículos realmente necesarios. Como resultado, no hay una planificación estratégica adecuada.
Si a esto le sumamos la falta de análisis operativo en aspectos como tiempos de actividad e inactividad, mantenimientos, tiempos de ralentí y conductores sin capacitación, obtenemos la combinación perfecta para que la flota pierda eficiencia.
Por esta razón, es necesario dimensionar aspectos como:
• La planificación estratégica de la operación.
• El análisis de las variables operativas.
• La gestión de los procesos (medir – controlar – mejorar).
• El entrenamiento continuo.
La planificación estratégica de la operación
Los cuestionamientos estratégicos deben enfocarse en identificar cuál es el objetivo de la administración de la flota y qué se quiere lograr con ella. Esto permitirá trazar una hoja de ruta clara para alcanzar mejoras significativas de manera rápida y efectiva.
Es fundamental realizar un análisis que permita optimizar las rutas, ya que esto mejora la eficiencia al reducir tiempos y kilómetros recorridos. El objetivo es aprovechar al máximo el tiempo operativo del vehículo.
En este sentido, es importante disminuir los tiempos muertos, los kilómetros adicionales y los recorridos por vías en mal estado, ya que estos factores impactan directamente la autonomía, el consumo de combustible y los costos de mantenimiento.
Un adecuado diseño de rutas también impactará positivamente la percepción del servicio por parte de los clientes, al mejorar la oportunidad y efectividad de las entregas.A esto se suma el análisis de los vehículos que componen la flota, con el fin de identificar la pertinencia de cada uno según sus características y las necesidades de cada operación.
El análisis de las variables operativas
Tener vehículos operativos y en óptimas condiciones es vital para garantizar la continuidad de la operación. Por esta razón, el mantenimiento preventivo no debe ignorarse, ya que permite identificar posibles fallas, conservar el buen estado de los vehículos y mitigar tiempos de inactividad no planificados o reparaciones de alto costo. La ecuación es sencilla: menos mantenimiento preventivo equivale a mayores costos operativos y menor vida útil de los vehículos. También es importante tener en cuenta que un vehículo en buenas condiciones de mantenimiento difícilmente será el causante de un alto consumo de combustible. En muchos análisis se ha identificado que el principal factor está relacionado con los hábitos de conducción.
Medir y controlar el consumo de combustible puede representar hasta un 30 % de reducción en costos operativos, impactando directamente la eficiencia de la flota.
Además, una administración de flotas proactiva debe incorporar y analizar variables como:
• Disponibilidad operativa: capacidad de la flota para mantenerse disponible y en funcionamiento.
• Eficiencia operativa: capacidad de los vehículos para operar de manera productiva.
• Capacidad de carga: volumen de carga que los vehículos pueden manejar eficientemente.
• Gestión de consumibles y elementos de desgaste: llantas, fluidos, frenos, entre otros.
• Tiempo de inactividad: periodos en los que los vehículos no están operativos debido a mantenimiento o reparaciones.
• Vida útil de la flota: duración estimada antes de requerir renovación o reemplazo.
Medir, controlar y mejorar son pilares fundamentales en la adecuada administración de una flota de vehículos livianos de carga.
Para lograrlo, es importante implementar políticas y procedimientos internos orientados a la eficiencia, productividad y mitigación del riesgo. Asimismo, el seguimiento desde una torre de control o un sistema de análisis de datos permitirá identificar puntos críticos y establecer alertas relacionadas con mantenimientos, vencimientos de documentos, geolocalización, aceleraciones bruscas, frenadas y otros indicadores operativos.
Incorporar el análisis de variables operativas permite tomar decisiones basadas en datos y no en suposiciones, facilitando la optimización de la flota y mejorando la rentabilidad de la operación. El objetivo debe ser llevar las mejores prácticas a la realidad operativa de la compañía, garantizando una correcta interpretación de los datos para obtener mejores resultados y lograr diferenciación competitiva.
La implementación de políticas y procedimientos también debe enfocarse en crear una cultura organizacional orientada a la mejora continua.
Hoy, los avances tecnológicos hacen indispensable incorporar herramientas digitales para la gestión de flotas. Existen múltiples sistemas disponibles en el mercado y cada empresa deberá analizar cuál se adapta mejor a las necesidades reales de su operación.
El entrenamiento continuo
El entrenamiento de los equipos que hacen parte de la flota es fundamental para garantizar una operación eficiente mediante buenas prácticas de conducción, preservación de los vehículos y optimización de recursos.
El objetivo es anticiparse a situaciones que puedan afectar negativamente la operación, como accidentes, multas o averías.
Por esta razón, es importante desarrollar entrenamientos relacionados con:
• Sensibilización sobre políticas internas de flota.
• Técnicas de conducción eficiente.
• Tecnología de los vehículos y su cuidado.
• Mantenimiento predictivo y preventivo.
Un equipo motivado y en constante capacitación es clave para gestionar una flota de manera efectiva.
¿Consideras que los vehículos que actualmente conforman la flota de tu compañía realmente contribuyen al crecimiento y la rentabilidad de tu organización? ¿crees importante contar con un aliado estratégico que acompañe permanentemente la gestión de tu flota?
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